LES ASSOCIATIONS DE PROPRIÉTAIRES DOIVENT RESPECTER LES EXIGENCES DE LA LOI DE LA FLORIDE EN MATIÈRE DE COMPTABILITÉ


Par Louis S. St. Laurent

Nous recevons plusieurs plaintes de membres d’associations de propriétaires au sujet de la façon dont leur conseil d’administration, ou trésorier, maintient la comptabilité de l’association. Certaines de ces plaintes concernent le fait que les membres soient incapables de trouver dans quel compte les dépenses sont entrées, pour obtenir par exemple, les reçus des chèques payés à l’association pour les enquêtes sur les antécédents d’éventuels locataires.

La façon dont une association doit tenir les états financiers de toutes les transactions reliées au condominium ou à la coopérative, est régie par le chapitre 720 des lois de la Floride, plus précisément l’article 720.303.

 

Cette section de la loi exige que tous les dossiers financiers et comptables soient conservés pendant sept ans et qu’ils incluent un dossier précis et détaillé de toutes les recettes et dépenses. Ce dernier doit également inclure un compte courant et un relevé périodique du compte pour chacun des membres, en y indiquant nom et adresse actuelle, et inscrire les détails sur chaque membre tenu de payer les cotisations, la date d’échéance et le montant de chaque cotisation et autre frais, la date et le montant de chaque paiement reçu dans le compte ainsi que le solde dû.

 

Un rapport des entrées et des sorties en argent comptant, accompagné des reçus,  doit indiquer le montant des dépenses par comptes et par catégories de dépenses, y compris les frais de sécurité, les dépenses professionnelles et de gestion, les taxes, les coûts pour les installations de loisirs, les dépenses pour la collecte des ordures et les services publics, les frais d’entretien du gazon, les coûts d’entretien et de réparation des bâtiments, les frais d’assurances, d’administration et de salaire ainsi que les réserves de liquidité si elles sont maintenues par l’association etc..

Dans les 90 jours suivant la fin de l’année fiscale, ou annuellement à la date prévue selon les règlements, l’association doit préparer et compléter, ou encore engager un professionnel afin de préparer et de compléter un rapport financier pour l’année précédente. Dans les 21 jours suivant la fin du rapport financier fait par l’association ou par le tiers, et au plus tard 120 jours après la fin de l’année fiscale ou autre date prévue dans les règlements, l’association doit, dans les délais énoncés au paragraphe (5), fournir à chaque membre une copie du rapport financier annuel ou un avis écrit qu’une copie du rapport financier est disponible sur demande et sans frais pour le membre.